آیین نامه وجین کتابخانه مرکزی دانشگاه علوم پزشکی نیشابور

خرداد1396

تعريف وجین:

 وجین فرآیندی است که از طریق آن کتاب های زائد و یا بی استفاده از مجموعه خارج می گردد به عبارتی روند خارج نمودن منظم منابع از مجموعه اصلی کتابخانه به صورت دائم یا موقت را وجین گویند . منابع به علت قدیمی بودن ، کهنه بودن و یا کم استفاده بودن می توانند از مجموعه خارج شوند . منابع قدیمی و کهنه به وسیله منابع جدید و نو باید جایگزین شود و منابع کم استفاده به مجموعه نیمه راکد منتقل گردد . به گونه ای که در صورت نیاز بتوان به آنها دسترسی داشته و یا به مجموعه برگردانیده شود.

هدف :

 از آنجا كه مجموعه كتابخانه يك ارگانيسم در حال رشد محسوب مي‌گردد، لذا از طريق وجين از انباشته شدن كتاب‌هاي زائد و بي استفاده جلوگيري می‌شود و فضاي لازم براي كتاب‌هاي جديد و رشد مجموعه فراهم خواهد شد و در تسهیل و تسریع در دسترسی به منابع اطلاعاتی مورد نیاز موجود در مجموعه کمک زیادی خواهد شد.

اهميت:

 اگر به مجموعه كتابخانه بطور مداوم اضافه شود و هيچ چيز از آن كم نشود، زماني فرا مي‌رسد كه ديگر جايي براي كتب جديد وجود نخواهد داشت. اين امر موجب مي‌شود کتاب‌های جدیدبه دلیل کمبود فضا  به ندرت خریداری شوند و دسترسي به مواد مجموعه چنان براي استفاده كنندگان دشوار شود كه نمي‌توانند آنچه را مي‌خواهند بيابند و بناچار دست از بهره جويي از مجموعه بر مي‌دارند چرا که نه تنها منابع به روز نیستند بلکه یافتن کتابهای قدیمی و فرسوده میان حجم زیادی از کتاب و قفسه های فشرده کار را برای کاربران و کتابداران دشوار می‌سازد.

 ضوابط و معيارها:

1. وضع ظاهري: كتابهاي مندرس با وضع و شرايط نامناسب را مي‌توان از مجموعه خارج نمود، اما در صورتي كه از كتابهاي پرمراجعه كننده  باشند، مي بايست با نسخه هاي جديد جايگزين شوند.

2. نسخه تكراري: اين مورد شامل كتابهايي است كه بدون دليل بيش از حد لزوم نسخه هاي تكراري آنها در مجموعه گردآوري شده است و يا مربوط به كتاب‌هايي است كه بنا به شرايط و موقعيت زماني، از عناوين پرمراجعه بوده‌اند و بنابراين از آن‌ها نسخه‌هاي تكراري تهيه و در مجموعه قرار داده شده است، اما در شرايط فعلي اهميت موضوعي خود را از دست داده‌اند و يك نسخه از آن نيز در مجموعه كفايت مي‌نمايد، لذا نسخه هاي تكراري بايد از مجموعه وجين شوند.

3. ويرايش‌هاي كهنه تر و منسوخ:  اين معيار بيشتر در خصوص كتب علمي صدق مي‌كند كه ويرايش قديمي با ورود ويرايش جديدتر منسوخ مي‌گردد، لازم است كه ويرايش قديمي از مجموعه وجين شود.

4. محتواي قديمي و كم ارزش: بعضي از كتاب‌هاي علمي پس از مرور سال‌ها، اعتبار محتوايي خود را از دست مي‌دهند و كم ارزش مي‌شوند. مثلاً در مورد زبانهاي برنامه‌نويسي و علوم كامپيوتري عمر محتوايي و تاريخ مصرف كتابها به سرعت منقضي مي گردد.

5. ميزان استفاده: با بررسي تعداد دفعات استفاده و يا به امانت رفتن يك كتاب مي توان دريافت كه چه كتابهايي بسيار كم استفاده و يا بي استفاده بوده و واجد شرايط وجين هستند. برای این کار میتوان محدوده زمانی سه سال را در نظر گرفت و کتابی که به مدت سه سال استفاده نشده است بهتر است از مجموعه خارج شود.

روش كار :

كتابدار موظف است بصورت ساليانه، به منظور بازكردن فضا براي كتابهاي جديد و روزآمد نمودن مجموعه خود بر اساس معيارهاي برشمرده و به ترتيب رده هاي موضوعي، مجموعه را بررسي و عمل وجين را انجام دهد.

 مراحل پس از وجين:

1. پس از آنكه كتابها وجين شدند و اطلاعاتشان در فرم مربوطه درج گرديد، از مجموعه کتابخانه خارج شده و در دفتر ثبت هرکتابخانه در ستون ملاحظات توضیح لازم ارایه می شود.

2. ­ در سیستم نرم افزار کتابخانه کتب وجین شده مشخص و  حذف می شود.

3. انتقال کتاب های وجین شده به انبار  قابل دسترس تا در صورت نیاز قابل عودت به مخزن کتابخانه باشند.

4. فروش ، اهدا و یا انتقال کتابهای وجین شده نهایی به کتابخانه ها و یا مراکز آموزشی و پژوهشی و تهیه ی صورتجلسه ی تحویل منابع توسط بخش سفارشات.

 ** لازم است مسئول كتابخانه فهرستي از كتاب‌هاي وجين شده را با امضاي همه افراد در بايگاني كتابخانه نگاهداري كرده و همچنين در دفتر ثبت كتابخانه، (یا در نرم‌افزار کتابخانه)كتاب‌هاي وجين شده را همراه با تاريخ وجين مكتوب نمايد.

 ** این آیین نامه در تاریخ 10/3/1396 به تصویب رسید و قابل اجرا می باشد.

آیین نامه وجین منابع کتابخانه